Dokumentmanagement
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In der Datenbank „Dokumentmanagement“ werden gezeichnete Dokumente eines Unternehmens verwaltet. Das
sind in der Regel Anweisungen, Anlagen (z.B. Formulare) und Sollwerte. Im
Start-Menü kann ein Formular
über die Schaltfläche
„Dokumente katalogisieren, bearbeiten, suchen“ aktiviert werden. Dort werden die
erfassten Dokumente angezeigt, können mittels der „Dokumentnavigation“ durchgeblättert und bei Berechtigung
(gesperrte Felder freigeben) bearbeitet/geändert werden. Eine
Statistik befindet sich in der Mitte des unteren Bereiches. Links wird die Ansicht des angezeigten Dokumentes (Wiedererkennung) abgebildet und kann
mit der Anwendung „MSWORD“ schreibgeschützt geöffnet bzw. bei Berechtigung bearbeitet werden. Eingebaute
Suchfunktionen nach „Dokunentbezeichnung“ ,
„Dokumentnummer“ und „Stichwortsuche“ erleichtern das
Auffinden. Eine Liste aller Dokumente kann aus dem Menü durch Klick der Schaltfläche
„Inhaltsverzeichnis Vorschau, Druck“ angezeigt bzw. gedruckt werden.
Verfahrensweise zum Erstellen eines neuen Dokumentes:
Autorisierte Mitarbeiter können neue Dokumente mit einem Klick auf die letzte Schaltfläche im Bereich der
„Dokumentnavigation“ (Pfeil nach rechts und *) erstellen. Im mittleren Teil links wird zuerst die „Dokumentart“
ausgewählt. Daneben, in der Mitte wird, der „Kernprozess“ eingestellt. Rechts in der Rubrik „Bereich“
wird gewählt. Danach wird der „Unterprozess“ eingestellt. Das Bezeichnungsfeld „lfd.Nr.“ wechselt in
eine Schaltfläche „Auto-Nr.?“. Durch einen Klick auf die Schlaltfläche wird die nächste freie Nummer
vergeben (kann aber, um Löschlücken zu schließen, manuell eingegeben werden). Die „Dokumentnummer“ wird
automatisch erzeugt (einmalig im System) und durch die Auswahl „Dokumentart“, „Kernprozess“, „Bereich„,
„Unterprozess“ und „lfd.Nr.“ geschlüsselt. Die „Dokumentbezeichnung“ muss manuell eingegeben werden. Als
Letztes wird das eigentliche Dokument z.B. mit „MSWORD“ erstellt. Dazu wird unten rechts das „Format“ auswählt.
Die Anwendung „MSWORD“ wird automatisch mit der passenden Formatvorlage geöffnet . Kopf- und
Fußzeile sind erstellt. Die Angaben wie „Dokumentnummer“, „Ausgabe:“ und „Dokumentbezeichnung“ werden aus
dem Formular eingespielt. Das Dokument kann jetzt ganz normal bearbeitet werden und wird in einem definierten
Verzeichnis gespeichert. Jetzt kann das gespeicherte Word-Dokument im Formular durch einen Klick auf die
Schaltfläche „Dokument einbinden“ mit dem Speicherort verknüpft werden und erschein dann aktuell in der
Seitenansicht . Mit einem Doppelklick auf die Vorschau kann das Originaldokument mit der entsprechenden
Anwendung geöffnet werden.
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